10 dicas para escrever um e-mail formal em inglês

Em e-mail formal, não são só a gramática e o ‘spelling’ que precisam estar corretos, é preciso também usar os termos apropriados. Confira as dicas que preparamos abaixo para “momentos-chave” da sua mensagem:

1) Subject Line

No assunto do email, procure usar uma frase que resuma brevemente e com clareza o conteúdo do seu email. Exemplos:

  • Summary of Our Meeting with the New Client
  • Re: New Pitch from Brazil
  • Human Resources Assistant Application

2) Greetings

  • Dear Sir / Madam
  • Dear Sir or Madam (quando você não sabe o sexo da pessoa com quem está falando)
  • Dear Mr/ Ms Johnson
  • To whom it may concern: (inglês americano)

Obs.: Usar o primeiro nome do destinatário não é apropriado! E cuidado para não chamar uma “madam” que você não conhece de Mrs ou Ms Something (pois se você não a conhece, não sabe se é casada ou solteira)

3) Reason for Writing

No começo da sua mensagem, apresente suas razões para estar escrevendo ou respondendo o e-mail em questão:

  • Thank you for your e-mail
  • With reference to our telephone conversation yesterday…
  • I am writing with regards to the meeting…
  • I am writing to make a reservation…
  • I am writing to apply for the position of…
  • I am writing to ask for further information about…

4) Asking for something

Se você precisa fazer algum pedido para o destinatário (seja alguma informação ou ação), use sempre um modal verb no começo da frase (“would” ou “could”). E use e abuse do “please”!

  • I would appreciate it if you could please send me…
  • Could you please let me know if you are available [for something] on [date]
  • Could you possibly arrange a meeting with…
  • I would also like to know if…
  • Please let me know when…

5) Offering something

Se você não está pedindo, mas sim fornecendo algo ou alguma informação, procure usar os verbos a seguir no começo das frases:

  • We regret to inform you that the meeting has been cancelled due to…
  • We are happy to let you know that…
  • I am glad to inform you that…
  • We are willing to arrange what you have asked…
  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me…

6) Complaining

Às vezes precisamos reclamar formalmente de algo que deu errado. Dicas para ser respeitoso:

  • I am writing to express my dissatisfaction with…
  • I regret to say that I was not completely satisfied with…
  • We regret to inform you that…
  • I am interested to hear how I can be compensated for…
  • I would like to receive a full refund…

7) Apologising

Se quem precisa se desculpar (ou ser apologético) é você, procure usar os termos a seguir:

  • We are sorry to inform you that…
  • I am afraid I will not be able to…
  • Please accept our apologies for…
  • We would like to apologise for any inconvenience that we may have caused…
  • Please let us know what we can do to compensate you for…
  • We will make sure that this will not happen again in the future

8) Attaching files

  • Please find attached the file about…
  • I am attaching my CV for your consideration…
  • I am sending you the brochure as an attachment…
  • I am afraid I cannot open the file you have sent me…

9) Ending

O melhor jeito de fechar sua mensagem, se você espera uma resposta, é com:

  • I look forward to hearing from you 10) Closing formula
  • Yours faithfully, (se você começar com “Sir / Madam”)
  • Yours sincerely, (se você começar com o nome do destinatário – ex.: “Dear Mr Johnson”)
  • Sincerely, (inglês americano)
  • Yours Truly, (inglês americano)

No geral, tente não usar contrações (prefira “We are” em vez de “We’re”), não economize nos “please” e “thank you” e tente ser mais indireto no approach (prefira “I was wondering if you could” em vez de “Can you?”).

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